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Les 7 activités clés pour organiser un événement réussi
Voici la courte liste des activités, puis vous trouverez ci-dessous l’analyse approfondie de chaque point :
- Gérer la préparation (pré-événement)
- Coordonner l’événement (pendant)
- Travailler sur le suivi (post-événement)
- Utilisez une liste de contrôle
- Impliquer les parties prenantes
- Communiquer et promouvoir
- Utiliser les bons outils
Comme vous l’avez constaté, la mienne n’est pas la liste classique que l’on trouve sur de nombreux sites web.
D’autres listes sont bien, mais elles sont souvent limitées à la phase de préparation. Ma liste est plus large.
Mais voyons en détail
1) Gérer la préparation (le « pré-événement »)
Le pré-événement est la phase de planification et de « construction » de l’événement, c’est l’étape la plus importante et vous comprendrez rapidement pourquoi.
Je crois fermement que la meilleure façon d’organiser un événement est de planifier et d’anticiper le travail autant que possible.
Plus vous mettez de détails en place lorsque vous êtes encore loin de la date fixée, lorsque vous êtes plus serein et détendu et que vous n’avez pas encore de problèmes, plus vous avez de chances de tout faire correctement, parce que vous pouvez raisonner, discuter, avoir sous les yeux le temps technique nécessaire à de nombreuses fournitures et faire plusieurs estimations comparatives.
Vous verrez que dans la dernière période, vous aurez tout autant à faire, entre les demandes, les activités que vous ne pouvez réaliser qu’à la fin, et les maudits imprévus (ils sont toujours là, si vous avez le temps de les gérer, n’est-ce pas mieux ?).
Dans cette phase – qui va du moment où vous décidez de l’événement au moment où vous êtes prêt à le mettre en place – vous vous occupez d’un grand nombre de tâches : planification, choix primaires, établissement d’un budget.
Et vous commencez peu à peu à organiser tous les aspects, de la date dans l’agenda au lieu, des personnes impliquées (par exemple, les orateurs, les modérateurs, etc.) aux contacts avec les fournisseurs de divers services.
Ensuite, vous vous occupez de l’image de l’événement (invitations et graphisme) et de la promotion-communication (vous commencez à communiquer l’événement).
C’est au cours de cette phase que vous traitez avec tout le monde : le personnel, les fournisseurs, les invités, les sponsors et les exposants si vous en avez, que vous passez des accords, que vous signez des contrats, que vous réservez des dates, que vous bloquez des personnes et que vous vérifiez soigneusement (je vous le recommande !) les règlements relatifs à l’événement que vous allez organiser (surtout s’il s’agit d’un événement dans un lieu public).
Vous l’aurez compris, le pré-événement est la partie la plus onéreuse en termes de temps et d’efforts (commencez à préparer vos événements tôt !). Cela dépend du type d’événement mais gardez des mois devant vous).
À mesure que la date approche, complétez les activités et communiquez de plus en plus d’informations à votre public (rappelez-lui la date).
Un résumé des activités de préparation
organiser un événement
Voici un aperçu de la manière d’organiser un événement plus ou moins standard (chaque événement et chaque secteur a ses propres particularités)
Décidez de la finalité de l’événement et des objectifs à atteindre (ils vous serviront de boussole pour vos décisions).
Déterminez un budget général (et recherchez des sponsors ou des exposants si nécessaire).
Identifiez votre public cible
Vérifiez s’il y a des règlements spéciaux et des formalités administratives à remplir (prenez votre temps).
Choisissez le jour et l’heure (réservez la date pour vos collaborateurs, votre personnel, vos partenaires, c’est-à-dire les personnes nécessaires à l’événement).
Choisissez le lieu
Organisez le personnel, c’est-à-dire l’équipe qui vous aidera « en pratique » et tenez des réunions d’alignement et de délégation.
Préparer le programme général (que vous définirez ensuite au fur et à mesure)
Convenir des différentes fournitures avec des contrats ad hoc (de l’interprète au traiteur, du graphiste à l’imprimeur, du photographe au maquilleur, c’est-à-dire tous les services externes nécessaires). Demandez plusieurs devis, le premier devis n’est pas toujours le meilleur.
Préparez et envoyez les invitations (et commencez à recueillir les confirmations, de préférence dans un seul « conteneur », de préférence sous forme numérique).
Concevez quelque chose de spécial, de mémorable, quelque chose qui fera vivre à votre public une expérience passionnante et engageante.
Si nécessaire, inspectez l’endroit avec le personnel.
Préparez tout le matériel nécessaire et le kit de l’invité (n’oubliez pas le dossier de presse).
Vérifiez l’administration (y a-t-il des paiements anticipés ? des paiements pour le jour de l’installation, etc.)
Préparer l’emplacement
Donner les instructions finales au personnel et aux fournisseurs
Avez-vous aimé ce super résumé ? Tu l’as fait ? Alors continuez à me suivre
2) Coordination de l’événement (le « pendant »)
Vous avez terminé vos préparatifs
Vous avez effectué la dernière inspection ou la dernière visite de votre établissement et avez remarqué les derniers détails à régler.
Vous avez préparé l’entrée (également avec des panneaux et des rouleaux) et tout le matériel pour les invités.
Vous avez vérifié les systèmes et équipements audiovisuels, vous avez parlé au responsable de la salle de spectacle du timing et du moment de la nourriture.
Votre personnel est prêt, chacun connaît le moment de l’événement et ses tâches.
Vous avez fait les dernières vérifications et vous êtes prêt à…
C’est l’heure du spectacle ! L’événement commence, nous passons à l’exécution
À ce stade, le conseil est le suivant : vivez l’événement en le coordonnant (je sais que c’est du travail pour vous, mais essayez de vivre le moment avec vos invités et souriez).
À ce stade, n’oubliez pas les 3 éléments clés pour organiser un événement réussi et utile pour votre entreprise : l’expérience de votre public, qui doit être positive et mémorable, un appel à l’action final pour donner du sens à vos ventes, l’inscription des invités pour obtenir des contacts et générer ensuite des leads.
Maintenez une communication active, par exemple sur les médias sociaux.
3) Travailler sur le suivi (le « post-événement »)
Il s’agit de la phase qui suit l’événement, une étape fondamentale qui est souvent négligée.
À ce moment-là, lorsque tout est terminé, l’adrénaline retombe, vous avez l’impression que tout s’est bien passé (ou vous vous souvenez d’un imprévu que vous avez résolu et qui vous a appris quelque chose) et souvent les employés se disent « nous avons quelques cartes de visite dans nos poches, retournons à nos occupations ».
NON ! Faites attention car beaucoup de gens se trompent ici
L’événement est un moment fondamental pour l’entreprise, vous disposez de données et d’informations utiles à la fois pour les ventes (pour contacter ceux qui ont exprimé un intérêt, pour faire un autre appel à l’action) et aussi pour le marketing (vous comprenez si c’était intéressant pour les invités, quoi en particulier et vous êtes au courant pour de futurs événements similaires)
Les invités vous ont rencontré, vous ont apprécié, ont montré de l’intérêt, il est temps de saisir les opportunités.
Le suivi est le moment où :
Enregistrez les contacts du public (votre atout), les notes, les manifestations d’intérêt.
Envoyez des courriels et des appels aux personnes les plus intéressées, envoyez des échantillons, organisez des réunions spécifiques.
Récolter les fruits en termes de communication et de visibilité, effectuer une revue de presse, communiquer sur le déroulement de l’événement sur les réseaux sociaux.
Vérifier le budget et contrôler le retour sur investissement de l’événement (= Return on Investment) sur la base des ventes ultérieures.
Discutez avec le personnel, les collaborateurs et les éventuels sponsors et exposants (il est sérieux et professionnel de dire ce qui s’est bien passé et éventuellement ce qui ne s’est pas passé, mais beaucoup ne le font pas… identifiez-vous avec votre collaborateur, pensez aussi aux événements futurs).
Remercier les fournisseurs et tous ceux qui ont contribué au succès de l’événement.
Soyez donc rigoureux, beaucoup de personnes oublient cette étape et il est dommage de ne pas récolter les fruits de tous ces efforts.
Gardez cette dernière étape à l’esprit lorsque vous prévoyez d’organiser un événement, prévenez déjà votre personnel qu’à la fin, vous devez travailler pour vraiment clore l’événement et ne pas laisser les gens et les intérêts en suspens.
4) Utilisez une liste de contrôle
Pour moi, la liste de contrôle est l’outil de productivité numéro un et je vais vous expliquer pourquoi.
C’est la liste pure et simple des tâches à accomplir divisée par catégorie (par exemple, les fournitures, la logistique, la communication, la localisation, les aspects administratifs…) à cocher pour avoir un ordre mental et toujours savoir où vous en êtes dans l’organisation.
C’est la liste de ce que vous avez à faire.
Il vous aide dans votre productivité parce qu’il vous guide et vous ne devez pas penser chaque jour à ce que vous devez faire, il vous donne le gouvernail.
Comment préparez-vous la liste de contrôle ?
Idéalement, vous voulez que tout soit prêt, que vous puissiez le faire défiler et le cocher, non ?
Mais si vous n’avez pas de liste de contrôle, ne vous inquiétez pas, nous sommes tous partis de zéro : vous la créez et l’enrichissez progressivement avec l’expérience.
Lors du premier événement que vous organisez, vous conservez toutes vos notes sur une feuille Excel afin de pouvoir les structurer de manière ordonnée et de les travailler progressivement.
Mais si quelqu’un vous remettait une liste de contrôle toute prête pour les événements en général et une autre plus spécifique pour les événements plus importants comme les foires commerciales, ne seriez-vous pas heureux ?
