La pandémie en cours a changé la façon dont de nombreux Américains perçoivent le travail, plus de 50 % des employés préférant partager leur temps entre le bureau et la maison.
Cependant, des problèmes tels que la lassitude des réunions virtuelles et les problèmes techniques entraînent le désengagement de nombreux travailleurs dans les environnements hybrides et distants. CNBC Make It s’est entretenu avec Jim Szafranski, PDG de Prezi, une société de logiciels de communication, sur les principaux problèmes des travailleurs hybrides.
Dans son enquête sur le travail hybride, Prezi a interrogé plus de 1 000 personnes travaillant dans des bureaux hybrides et a constaté qu’un environnement plus engageant et la création de relations interpersonnelles sont les éléments les plus importants dans un bureau hybride.
Sur la base de ces résultats, voici cinq façons d’améliorer les réunions virtuelles :
1. des expériences de réunion vidéo plus attrayantes
Bien que les environnements de travail hybrides offrent plusieurs avantages, tels qu’une plus grande flexibilité et une plus grande liberté, il peut être difficile de cultiver des relations de travail interpersonnelles. Selon Szafranski, les travailleurs virtuels peuvent également se sentir déconnectés en raison du « partage d’écran impersonnel ».
« Lorsque l’on travaille dans un environnement vidéo en 2D, les gens peuvent se sentir davantage comme des observateurs d’un spectacle appelé « travail » que comme des participants », explique Szafranski. « Les gens veulent faire partie de l’expérience et avoir un impact sur celle-ci ».
L’utilisation d’outils tels que les autocollants et les arrière-plans virtuels permet de vivre une expérience plus interpersonnelle à distance. Les experts du Forbes Business Council ont également constaté que la création d’un espace pour une « atmosphère décontractée » avec des blagues et des questions amusantes a permis de remonter le moral des participants aux réunions cette année.
2. Outils permettant de réduire les distractions
Depuis le début de la pandémie, les lieux de travail s’appuient largement sur des plateformes comme Zoom, Webex, Google Meet et Microsoft Teams. Cependant, lorsqu’il s’agit de présenter des documents, la difficulté d’utiliser plusieurs outils tels que Powerpoint en plus des plateformes vidéo se pose.
Pour éviter de devoir passer d’une application à l’autre au cours d’une réunion de travail, The Digital Workplace suggère d’utiliser des « outils de connectivité de réunion » pour vous aider à travailler plus efficacement. Par exemple, si vous utilisez Google Meet pour vos réunions de travail, il serait plus efficace d’utiliser d’autres applications Google comme Google Docs et Google Slides pour faciliter les présentations.
3. mettre en œuvre la marque de votre entreprise et sa présence à l’écran
Il s’agit de savoir comment le public peut se connecter avec la marque et l’entreprise. Sur le lieu de travail, cela se fait généralement en personne, par le biais de badges ou de badges nominatifs, mais les participants à l’enquête souhaitaient que cela se poursuive dans le monde virtuel.
« Si vous invitiez un client dans votre bureau, dès qu’il entrerait dans le hall, il saurait où il se trouve, non ? » Szafranski explique. « Vous renforcez le fait que vous êtes au bon endroit et que vous renforcez les valeurs de l’entreprise. »
Dans un environnement virtuel, l’image de marque peut être aussi simple que de faire apparaître le logo de l’entreprise quelque part sur un écran ou de porter un style de vêtements similaire qui crée un sentiment d’uniformité. D’une manière plus créative, la présence et la notoriété de la marque peuvent être encouragées par des moyens tels que des cadeaux numériques et des conférenciers invités.
4. Accroître l’engagement du public et des intervenants
Tout le monde a déjà été confronté à la maladresse des réunions virtuelles dans un environnement de travail virtuel. Qu’il s’agisse d’un silence de mort ou d’une distraction de la présentation, il est difficile de maintenir une bonne dynamique et l’engagement du public.
Encourager l’interaction bidirectionnelle par des réponses à l’écran utilisant du texte, des images et des gifs crée un environnement professionnel plus engageant pour les employés, et participer à une réunion ne semble plus être un tel défi.
5. Préparer le contenu pour la vidéo
Le partage d’écran est l’un des principaux moyens utilisés par les professionnels pour présenter et transmettre des informations de manière virtuelle. Toutefois, des problèmes tels que la distorsion de l’écran, le gel de l’écran ou les problèmes audio peuvent être source de frustration.
« Les gens veulent être plus interactifs et plus engageants pour leur public, mais ils ne veulent pas résoudre les problèmes et les refaire », explique Szafranski.
Certaines plateformes, telles que Prezi Video, permettent aux utilisateurs de télécharger leurs présentations ou leurs paquets directement dans l’application, ce qui rend le processus plus transparent. Parmi les autres moyens de s’assurer que le contenu est prêt à être présenté, citons l’utilisation d’outils tels que les sondages, les enquêtes et les chats, ainsi que le partage à l’avance de documents tels que les ordres du jour et les programmes de cours, en prévision de difficultés techniques.
