Une partie du problème des réunions est que même celles qui sont nécessaires sont interrompues par des sonneries, des textos et des messages concernant d’autres projets. Il existe un moyen simple d’éviter cela afin de pouvoir se concentrer sur le sujet en question.
Certaines choses nécessitent une conversation en personne (ou virtuelle), surtout lorsqu’il s’agit de sujets qui font appel à l’expertise de toute l’entreprise. De plus, les décisions majeures nécessitent souvent des réunions ; lorsque les impacts potentiels sont importants, il est préférable de s’assurer que toutes les informations sont soigneusement examinées avant de prendre une décision importante.
Le problème, c’est que les réunions – même celles qui sont nécessaires – n’apportent souvent aucun bénéfice. Selon un examen détaillé de la culture des réunions dans la Harvard Business Review, 71 % des cadres interrogés ont déclaré que leurs réunions étaient improductives et inefficaces.
Comme nous l’indiquons dans l’article ci-dessus, une partie de ce phénomène est simplement liée à l’assaut de la communication. Nous sommes constamment confrontés à des messages, des appels téléphoniques, des notes, etc. nous demandant de faire quelque chose. Et la culture du travail a évolué au point que l’on attend de nous que nous gérions tout cela tout en gérant magiquement notre travail. En d’autres termes, la concentration est à la porte. Et lorsque vous ne pouvez pas vous concentrer, l’acuité cognitive – et la qualité de cette acuité – diminue.
Revenons donc à ces réunions nécessaires. Si nous devons les avoir, tirons-en le meilleur parti. Éliminons les distractions inutiles afin que la conversation et le discernement puissent être fructueux.
Comment ? Retirez les téléphones des salles de réunion.
Vous avez probablement rencontré cette tactique lors de certains événements sociaux où les amis rassemblent les téléphones dans un panier près de la porte ou au milieu de la table. Ils peuvent ensuite être ramassés lorsque quelqu’un part ou lorsque la soirée est terminée. L’objectif, bien sûr, est de faire de l’événement social le centre d’attention, et non le bourdonnement constant des téléphones.
Essayez la même chose lors de vos réunions. Demandez à vos collaborateurs de mettre leurs téléphones en veilleuse et de les ranger dans un tiroir (si la réunion est virtuelle), ou collectez les téléphones et mettez-les dans un panier/une boîte s’il s’agit d’une réunion en personne. Ils peuvent récupérer les téléphones après la réunion.
Si vous avez besoin d’un accès à l’Internet pour la recherche continue d’informations, désignez un « chercheur » qui portera le téléphone sur lui afin qu’il puisse rechercher les informations dont il a besoin.
Un moyen vraiment simple mais d’autant plus efficace de s’assurer que notre attention reste concentrée sur la tâche ou la conversation en cours. En tant que dirigeants, il est important d’instaurer une culture de la concentration dès le départ – et cela commence par un simple mantra : « Oui, le message attendra. » Il est toujours important de rester concentré sur ce que l’on fait.
